Jak oszczędzać czas w pracy z konwersacyjną AI?

Agnieszka Wiącek
Ogólne
30/01/2024

Oszczędzanie czasu w pracy przynosi więcej korzyści, niż mogłoby się na pierwszy rzut oka wydawać! Czas jest jednym z zasobów nieodnawialnych – raz stracony, nigdy nie będzie odzyskany, dlatego warto go odpowiednio doceniać. Choć mówi się, że czas to pieniądz, jego prawdziwa wartość wykracza poza tę czysto finansową. Jak możemy skutecznie oszczędzać czas w pracy dzięki pomysłowym sposobom i nowoczesnym technologiom? Artykuł, który właśnie czytasz, przybliża to zagadnienie.

Dlaczego warto oszczędzać czas w pracy?

Oszczędzanie czasu w pracy to nie tylko sztuka dla sztuki. Dla pracowników przekłada się na produktywność i lepszy work-life balance, co pozwala im ograniczyć stres i podejmować bardziej przemyślane decyzje. Z kolei firmom pozwala szybciej osiągać cele i kolejne pułapy zysku, a także odpowiadać na potrzeby klientów i pojawiające się szanse rynkowe oraz utrzymywać wysoką retencję pracowników. Oszczędzanie czasu to droga ciągłego doskonalenia – oszczędności kumulują się i firma z każdym dniem i miesiącem działa coraz sprawniej, mając więcej czasu pracowników do dyspozycji.

Jak oszczędzać czas w pracy?

Oszczędzanie czasu w firmie może być dokonywane na poziomie zmian behawioralnych i organizacyjnych. Jak oszczędzać czas?

  • Świadomość. Należy zidentyfikować tak zwane „wąskie gardła”, czyli sytuacje, w których traci się najwięcej czasu (i regularnie to kontrolować), znaleźć ich przyczyny i zaproponować rozwiązania.
  • Organizacja. Warto ustalić priorytety i cele oraz odpowiednio zorganizować pracę, dzieląc ją pomiędzy właściwe osoby.
  • Koncentracja. Należy skupiać się na jednym zadaniu na raz, usunąć czynniki rozpraszające, wyznaczać czas na wykonanie zadań, grupować podobne obowiązki.
  • Specjalizacja. Warto wyspecjalizować się w jednej dziedzinie, by z czasem móc wykonywać to zadanie coraz szybciej.

A zatem – co może nam pomóc oszczędzać czas w pracy?

Oszczędzanie czasu a automatyzacja i AI

Dążąc do oszczędzania czasu w pracy, mamy dziś po swojej stronie potężnego sprzymierzeńca – automatyzację.

Może to być automatyzacja, która pomoże nam lepiej zorganizować zadania własne czy zespołowe, czego przykładem są programy do zarządzania projektami, elektroniczne kalendarze i listy zadań, czy liczniki i blokery czasu. Jednak siła automatyzacji wykracza poza proste wsparcie organizacji i skupienia – na przykład sztuczna inteligencja w biznesie może całkowicie wyręczyć nas z wykonywania niektórych zadań, poczynając od tworzenia treści, poprzez wysyłanie maili i analizę dokumentów, po podejmowanie prostych decyzji.

Możliwości AI w kontekście oszczędzania czasu są ogromne – zadania są wykonywane nie tylko szybciej i taniej, ale także według jednolitych standardów. Sztuczna inteligencja będzie wydajniejsza i dokładniejsza od człowieka w powtarzalnych, standaryzowanych procesach, ale kreatywność czy empatia to domena ludzi – jeśli pozwolimy im zaoszczędzić czas poświęcany na nudne, powtarzalne i frustrujące obowiązki, damy im przestrzeń na pomysłowość, rozwój i innowacyjność.

Przyjrzyjmy się jednemu z rodzajów sztucznej inteligencji, która ułatwia oszczędzanie czasu – konwersacyjnej AI. Jej możliwości nie są jeszcze do końca wykorzystywane przez firmy, a są bardzo szerokie.

Jak oszczędzać czas w pracy dzięki konwersacyjnej AI?

Konwersacyjna AI to technologia, na bazie której działają między innymi wirtualni asystenci głosowi (voiceboty) – czyli według najkrótszej definicji maszyny, z którymi człowiek może porozmawiać w języku naturalnym.

Voicebot wykorzystywany jest do prowadzenia rozmów z klientami i innymi osobami kontaktującymi się z firmą. Mogą one zadzwonić do voicebota i załatwić z nim dowolną sprawę, ale voicebot może także zadzwonić do nich i przekazać informację od firmy albo zadać w jej imieniu pytanie. Voicebot oparty jest o sztuczną inteligencję, co oznacza, że jest w stanie zrozumieć intencje człowieka i uczy się coraz więcej wraz z każdą kolejną załatwioną sprawą.

W jakich konkretnie zastosowaniach wykorzystywana jest konwersacyjna AI i ile czasu można dzięki niej zaoszczędzić? Przyjrzyjmy się!

Oszczędzanie czasu w biurze obsługi klienta

Biuro obsługi klienta zajmuje się zazwyczaj dość powtarzalnymi sprawami, z którymi dzwonią klienci. Może to być sprawdzenie salda w banku, zmiana hasła do konta, sprawdzenie statusu swojego zamówienia czy zadanie jednego z popularnych pytań. Konsultanci biura obsługi spędzają długie godziny, załatwiając te sprawy, mimo że wszystkie są do siebie podobne i zazwyczaj nie wymagają kreatywności, a tylko znajomości procedur.

W tych standardowych, powtarzalnych sprawach można zaoszczędzić rekordowo dużo czasu – czego dowodem są nasze statystyki. W około 50 prowadzonych dla klientów projektach z wykorzystaniem voicebotów, aż 80% spraw zostało pomyślnie załatwionych bez udziału człowieka, z kolei tylko 15% zostało przekierowanych do konsultanta.

Ale voicebot nie tylko załatwia sprawy, a także przekazuje informacje. Załóżmy, że firma ma nowy cennik albo przygotowała atrakcyjną ofertę – i trzeba poinformować o tym wszystkich klientów w bazie, która liczy kilkadziesiąt tysięcy kontaktów. W przypadku standardowego zespołu obsługi zajęłoby to mnóstwo czasu, z kolei voicebot do optymalizacji obsługi klienta poradzi sobie z tym zadaniem w jeden dzień, gdyż wykonuje 5000 połączeń na minutę, a dodatkowo do skutku dzwoni do osób, które nie odbierają.

Zauważ, że korzyścią jest nie tylko to, że można zaoszczędzić wiele tygodni pracy (i pieniądze), ale także fakt, że informacja dociera do klientów dokładnie wtedy, kiedy ma dotrzeć. W przypadku oferty ograniczonej czasowo, konwersacyjna AI nie tylko oszczędza czas, ale także gwarantuje wykonalność projektu. Nie wspominając o tym, że zapobiega frustracji pracowników, którzy nie muszą wykonywać identycznego prostego zadania przez długie dni.

W podobny sposób można zrealizować także badania satysfakcji – warto dodać, że wskaźnik odpowiedzi w przypadku zastosowania voicebota może być wyższy niż w przypadku ankiety przeprowadzonej drogą tradycyjną – przykład naszego klienta, firmy odzieżowej LPP wskazuje, że nawet ponadczterokrotnie!

Oszczędzanie czasu w rekrutacji i HR

Bardzo wiele czasu można zaoszczędzić także w rekrutacji – etapem, który pochłania go najwięcej, jest wstępna selekcja kandydatów. Gdy w odpowiedzi na ogłoszenie spływają aplikacje, są ich często tysiące. Zadaniem rekrutera jest wstępne przejrzenie CV, obdzwonienie kandydatów, selekcja odpowiednich osób oraz umówienie ich na spotkania rekrutacyjne. A gdyby w tym wszystkim rekrutera mógł wyręczyć voicebot rekrutacyjny? Taka maszyna jest w stanie skrócić cykl rekrutacji od 5 do 8 razy!

Wirtualny asystent głosowy zadzwoni do wszystkich kandydatów (i to od razu po złożeniu aplikacji), zadając im kilka podstawowych, kluczowych pytań w imieniu rekrutera (np. o doświadczenie zawodowe czy oczekiwania finansowe). Odpowiedzi na te pytania zostaną automatycznie zapisane w systemie CRM, a rekruter może wybrać, z kim chce się spotkać (voicebot może także wstępnie wyselekcjonować wybranych kandydatów według z góry ustalonych kryteriów). Bot głosowy może także sam umówić spotkania z kandydatami, korzystając bezpośrednio z kalendarza rekrutera. Dowiedz się, jak wygląda rozmowa rekrutacyjna z pomocą voicebota.

Efekt? Ogromna oszczędność czasu, który można przeznaczyć na budowanie relacji z kandydatami. Ale to niejedyna korzyść – czasem od szybkiej i sprawnej rekrutacji zależy los całej firmy, na przykład wtedy, gdy ma ona sezonowe lub projektowe zapotrzebowanie na większą liczbę pracowników. Największy polski portal turystyczny Wakacje.pl stanął przed podobnym wyzwaniem przed sezonem urlopowym – i w efekcie udało się zaoszczędzić 1,5 miesiąca ciężkiej pracy rekrutera.

Oszczędzanie czasu w klinikach i gabinetach

Voicebot świetnie sprawdzi się również w klinikach i gabinetach lekarskich (oraz w salonach kosmetycznych i fryzjerskich). Umówi dzwoniących do recepcji pacjentów na wizyty, korzystając z kalendarzy zatrudnionych w klinice specjalistów i odbierając telefony przez całą dobę, także w weekendy i święta.

Ale nie tylko – voicebot zadzwoni także, by potwierdzić wizytę, co pozwala zaoszczędzić czas lekarzy (a więc i pieniądze). Kwestia pacjentów, którzy nie odwołują wizyt, a potem nie przychodzą, jest bowiem jednym z głównych problemów właścicieli klinik. Automatyzacja systemu potwierdzania wizyt pozwala odpowiednio wcześnie zwolnić zarezerwowany czas lekarza, by w tym terminie mógł zapisać się do niego inny pacjent.

Voicebot w klinice może również przeprowadzić wstępną rozmowę z pacjentem albo poinformować go o tym, jak przygotować się na wizytę, co pozwala zaoszczędzić czas pracy recepcji.

Oszczędzanie czasu w e-commerce

Sklepy e-commerce korzystają z dobrodziejstw automatyzacji marketingu nie od dziś, a od pewnego czasu także ze sztucznej inteligencji. Voicebot w e-commerce ma wiele zastosowań, które pozwalają nie tylko lojalizować klientów i zwiększać zyski, ale także oszczędzać czas pracowników.

Voicebot nie tylko odpowie na pytania klienta, ale obsłuży proces zamówienia i dostawy – pozwoli sprawdzić status zamówienia, sprawdzić lub zmienić formę dostawy, a nawet anulować zamówienie. Dzięki temu nie muszą się tym zajmować pracownicy sklepu, a zmiany mogą być dokonywane całodobowo.

Voicebot pozwala także prowadzić komunikację marketingową z klientami sklepu – na przykład zadzwoni do wszystkich klientów w bazie z ofertą specjalną. Tu czynnik czasu jest kluczowy, bo oferta taka ma zwykle ograniczony termin ważności. Warto dodać, że voicebot może wykorzystać spersonalizowane informacje o klientach z systemu CRM – na przykład do jednego z nich zadzwoni z propozycją produktu komplementarnego wobec tego, który już kupił, a do innego odezwie się ze specjalną ofertą urodzinową w dniu jego święta. Wystarczy tylko odpowiednio poustawiać reguły w systemie, a bot głosowy sam będzie wiedział, kiedy dzwonić i o niczym nie zapomni – pracownicy nie muszą się martwić tym zadaniem.

Oszczędzanie czasu w marketingu

Również specjaliści ds. marketingu i reklamy mogą skorzystać z zalet konwersacyjnej AI, by oszczędzić czas (i pieniądze!). Gdy firma organizuje kampanię reklamową, w której zbierane są leady (zgłoszenia od zainteresowanych osób), pracownicy nie muszą dzwonić osobiście do wszystkich potencjalnych klientów.

Zrobi to z powodzeniem voicebot, który zadzwoni do każdego natychmiast zaraz po zostawieniu leadu (co zwiększa szanse na pozytywny rezultat kampanii) i będzie wielokrotnie ponawiał próby w przypadku braku kontaktu. Następnie zada zainteresowanym pytania pozwalające dokonać wstępnej kwalifikacji przyszłych klientów. Co więcej, voicebot automatycznie odfiltruje bezwartościowe leady – czyli takie, gdzie pomimo wielokrotnych prób kontaktu nikt nie odpowiada albo podano fikcyjne dane.

Doskonałym przykładem zakończonej wielkim sukcesem kampanii z zastosowaniem konwersacyjnej AI jest nasz klient – szkoła językowa Foxford. W ramach zrealizowanej na Facebooku kampanii promującej naukę języków obcych, voicebot obdzwonił aż 7866 numerów telefonów, odfiltrowując 2500 „śmieciowych” leadów. Efektem była ogromna oszczędność czasu i pieniędzy: aż 291 godzin pracy działu handlowego oraz niemal 24 tysiące złotych.

Jak oszczędzać czas z voicebotem? Podsumowanie

Warto oszczędzać czas w pracy – efektem jest zdrowszy, bardziej zrównoważony i zyskowny biznes, zatrudniający zadowolonych i produktywnych pracowników, który ma więcej możliwości rozwoju i reagowania na rynkowe wyzwania.

Automatyzacja, a w szczególności sztuczna inteligencja, otwiera ogromne możliwości firmom, które chcą skutecznie oszczędzać czas – a jednym z najłatwiejszych i najszybszych do wdrożenia sposobów jest wykorzystanie konwersacyjnej AI.

Opisaliśmy zastosowanie voicebotów w wybranych branżach, to jednak nie wyczerpuje ich możliwości – można je zastosować w każdej firmie, w której ma miejsce telefoniczny kontakt z klientem. Działa tu efekt skali: im więcej klientów kontaktuje się z organizacją, tym więcej czasu można zaoszczędzić. Warto też dodać, że dzięki szybkiej i całodobowej obsłudze klienci chętnie rozmawiają z firmą, szczególnie jeśli voicebot jest dobrze dopasowany do jej procesów pod względem scenariusza i języka.

Jeśli chcesz porozmawiać o tym, jak zaoszczędzić czas swoich pracowników dzięki voicebotowi, umów się z nami na niezobowiązującą konsultację – przedstawimy Ci możliwości konwersacyjnej AI i odpowiemy na wszystkie pytania. Zajrzyj teraz do naszego kalendarza!

Może zainteresuje Cię także: