Automatyzacja przypomnień o płatnościach z pomocą voicebota

Agnieszka Wiącek

Przypomnienia o płatnościach to zmora niejednego działu księgowego. Jak z sukcesem dodzwonić się do większości klientów i porozmawiać z nimi o problemie opóźnień? W jaki sposób skutecznie odzyskać długi? Odpowiedzią może być automatyzacja tego procesu z pomocą voicebota. Sprawdź historię naszego klienta, który wdrożył taki proces w swojej firmie.

Klient

Leroy Merlin to mający siedzibę we Francji detalista oferujący wyposażenie dla domu i ogrodu, działający w krajach Europy, Azji, Ameryki Południowej i Afryki. 

Jaki był problem klienta?

Klient poszukiwał narzędzia, by zoptymalizować pracę działu księgowości, ponieważ za dużo czasu zajmowało przypominanie kontrahentom o niezapłaconych fakturach. W związku z tym chciał skutecznie zautomatyzować ten proces. 

Dlaczego klient zdecydował się skorzystać z voicebota?

Voicebot zapewnia sprawną automatyzację rutynowych zadań i może obsługiwać komunikację z klientami tak samo skutecznie, jak pracownik. Ponieważ klient poszukiwał narzędzia do automatyzacji, które przypominałoby kontrahentom o zaległych płatnościach, zdecydował się na próbę wdrożyć voicebota. 

Jakie rozwiązanie zaproponowaliśmy i jak je wdrożyliśmy?

Leroy Merlin szukał nieskomplikowanego rozwiązania na początek, dlatego stworzyliśmy stosunkowo prostego voicebota o imieniu Patrycja, który miał dzwonić do wybranych kontrahentów z przypomnieniem o płatności. Ta historia sukcesu dowodzi, że proste rozwiązania mogą prowadzić do istotnej zmiany. 

Jak to działa:

  1. Voicebot co tydzień dzwoni do wybranych kontrahentów w sprawie zaległych płatności. 
  2. Patrycja dzwoni raz, a potem ponownie do tych osób, które nie odebrały za pierwszym razem, co pozwala ograniczyć czas poświęcony na kontaktowanie się z tymi kontrahentami.
  3. Voicebot zapewnia nie tylko prostą informację – dba także o to, by wiadomość była zrozumiała. Jeśli odbiorca ma dodatkowe pytania lub wątpliwości, może je wyrazić, a Patrycja to zrozumie, zapisze i poinformuje rozmówcę, co dalej robić. 
  4. Jeśli nie uda się skontaktować z rozmówcą, voicebot wysyła wiadomość tekstową z informacją o płatności – w ten sposób nawet osoby, które nie odbiorą, otrzymują powiadomienie.

To, co zajęłoby pracownikowi co najmniej kilka godzin, nasz inteligentny voicebot robi w kilka minut, oszczędzając czas i pieniądze klienta. Co więcej, voicebot jest bardzo dobrze wyszkolony, by rozumieć ludzi w trakcie naturalnej rozmowy, dzięki czemu dba o pozytywne doświadczenia kontrahentów. 

Jaki był rezultat projektu?

Nasz voicebot Patrycja zwiększył prawdopodobieństwo otrzymania terminowych płatności od kontrahentów. Pomógł także uwolnić czas pracowników, który mogą go przeznaczyć na bardziej złożone zadania, podnosząc tym samym produktywność zespołu.

Klient był bardzo usatysfakcjonowany tym rozwiązaniem:

Mogę zdecydowanie potwierdzić, że jesteśmy zadowoleni z wyników Patrycji. Po pierwsze, zdejmuje duże obciążenie z barków naszych pracowników, którzy wcześniej wykonywali te zadania. Po drugie, słyszymy od naszych klientów o ich pozytywnych doświadczeniach związanych z voicebotem

– mówi Anna Uklańska, Senior Process and Automation Manager w Leroy Merlin.

Może zainteresuje Cię także: