Rejestracja medyczna z voicebotem w Twojej klinice – jak bot głosowy może usprawnić kontakt z pacjentem?
Z czym – jako pacjentowi – kojarzy Ci się rejestracja medyczna? Zapewne… z długim oczekiwaniem w kolejce na połączenie z recepcją. Jest to bolączka nie tylko państwowych placówek, ale coraz częściej także prywatnych sieci, szczególnie tych większych. Nic dziwnego – pacjenci są coraz bardziej świadomi i chętniej dbają o swoje zdrowie, z kolei kliniki muszą zwracać uwagę na koszty, szczególnie w czasach rosnącej konkurencji.
Automatyzacja rejestracji w przychodni
Telefoniczna rejestracja pacjentów nie musi być jednak drogą przez mękę – można niemal całkowicie ją zautomatyzować. Z pomocą przychodzi inteligentny, oparty na AI, zaawansowany voicebot!
Choć rozwiązanie to może budzić pewne pytania i kontrowersje, w istocie jest bardzo proste – pacjent porozmawia z voicebotem podobnie jak z recepcjonist(k)ą, czyli w języku naturalnym. Oznacza to, że niezależnie od tego, jakich słów użyje, maszyna zrozumie go bez problemu i załatwi sprawę, z którą dzwoni. Co więcej, voicebot zaprogramowany jest tak, że doskonale zna spektrum spraw, z którymi dzwonią pacjenci, dlatego załatwienie standardowej kwestii nie stanowi dla niego najmniejszego problemu i nie ma konieczności przełączania do konsultanta.
Voicebot w telefonicznej rejestracji pacjentów może służyć do:
- Umówienia wizyty u wybranego lekarza
- Przełożenia wizyty na inny termin lub jej odwołania
- Potwierdzenia obecności na umówionej wizycie
A także:
- Zbierania i udzielania informacji
- Prowadzenia badań satysfakcji
A korzyści? Jest ich zaskakująco dużo – i nie chodzi jedynie o skrócenie czasu oczekiwania na linii. Zyskuje zarówno pacjent, jak i sama klinika.
Rejestracja telefoniczna z voicebotem – korzyści dla pacjentów
Pacjenci kliniki, mając do dyspozycji możliwość rejestracji medycznej z udziałem dobrze zaprojektowanego i inteligentnego voicebota będzie odczuwał dużo większą satysfakcję w kontakcie z kliniką. Jakie problemy rozwiązuje konwersacyjna AI?
Pacjent od razu się dodzwoni
Jak już wspomnieliśmy, wszyscy wiemy, jak frustrujące jest czekanie na połączenie z recepcją – nie każdy ma czas i cierpliwość, by znieść długie minuty na linii. Badania pokazują, że w przypadku konieczności oczekiwania na połączenie 5% osób rozłącza się od razu, a 28% nie czeka dłużej niż 5 minut. Z voicebotem problem ten zostaje rozwiązany od ręki – rejestracja pacjenta w przychodni przebiega bez potrzeby czekania. Voicebot odbierze telefon natychmiast, ponieważ potrafi przetwarzać nawet 5000 rozmów na minutę. Automatyczny asystent ma dostęp do grafika lekarzy (systemu CRM kliniki), dlatego może dobrać dla pacjenta zarówno odpowiedniego specjalistę, jak i właściwy termin, a następnie automatycznie wpisać go do systemu i wyśle SMS z danymi wizyty.
Pacjent umówi się do lekarza o dowolnej porze
Jest niedziela, a w poniedziałek pacjent chce zobaczyć się z lekarzem? Pacjent może rozmawiać tylko po godzinach pracy? Żaden problem – do voicebota dodzwoni się 24 godziny na dobę, 365 (a nawet 366!) dni w roku. Dzięki temu pacjenci mają większy komfort i mogą dodzwonić się do kliniki nawet w nieplanowanych sytuacjach.
Międzynarodowa obsługa pacjenta
Warto dodać, że voicebot swobodnie posługuje się ponad 150 językami, dlatego bez problemu porozmawia z cudzoziemcami z różnych krajów, którzy stanowią spory odsetek pacjentów klinik. Wielojęzyczna rejestracja medyczna za pomocą zespołu konsultantów byłaby dla większości placówek – nawet tych dużych – niemożliwa z powodów finansowych i organizacyjnych, albo po prostu nieopłacalna.
Nic nie umknie z pamięci
Jeśli pacjent nie zapisze terminu wizyty w kalendarzu, może o niej łatwo zapomnieć. Voicebot jest przygotowany i na taką sytuację – zadzwoni do niego odpowiednio wcześniej przed wizytą, by o niej przypomnieć i potwierdzić, a po rozmowie wyśle automatycznego SMS-a z danymi wizyty.
Rejestracja pacjenta w przychodni – korzyści dla kliniki
Z korzyści dla pacjentów wynikają wprost korzyści dla samej placówki medycznej, która może dotrzeć do nowych grup klientów i nie tracić pieniędzy.
Obsługa pacjentów jest tańsza
Gdy w klinice pracuje voicebot, nie ma potrzeby zatrudniać dużego zespołu recepcjonistów, ponieważ proste sprawy są załatwiane automatycznie. Dzięki temu koszty obsługi pacjentów są znacząco niższe.
Klinika zyskuje nowych pacjentów i lojalność obecnych
Ponieważ pacjenci mogą łatwo dodzwonić się do kliniki i umówić o każdej porze i w każdym języku, chętniej wybiorą tę konkretną placówkę. Dzięki automatyzacji rejestracji medycznej przybywa nowych pacjentów, obecni są bardziej lojalni, a klinika cieszy się większym zyskiem.
Brak nieodwołanych wizyt
Jednym z największych problemów placówek medycznych są wizyty, które pacjenci zarezerwowali, ale na nie nie przyszli – w takiej sytuacji lekarze tracą czas, który mogliby wykorzystać na przyjęcie innej osoby, a cenne terminy są blokowane. Z voicebotem klinika nie traci czasu i pieniędzy, ponieważ wizyty są odwoływane z wyprzedzeniem – voicebot może zadzwonić do pacjenta, by potwierdzić, czy ten zamierza pojawić się na umówionym spotkaniu.
Automatyzacja innych standardowych procesów obsługi w klinice
Prócz kompleksowego zarządzania kalendarzem wizyt, voicebot może również obsłużyć inne procesy w klinice – na przykład zbierać podstawowe dane pacjentów, informować ich o zasadach przygotowania do badań czy też prowadzić ankiety satysfakcji. Jak widzisz, większość standardowych procesów w telefonicznej obsłudze pacjenta można z powodzeniem zautomatyzować – jeśli jednak sprawa jest skomplikowana lub pacjent sobie tego życzy, może zostać przełączony do konsultanta (w godzinach pracy recepcji).
Bezpieczeństwo rejestracji w przychodni z voicebotem
Na zakończenie należy zaznaczyć, że dane pacjentów gromadzone przez voicebota w procesie rejestracji telefonicznej są całkowicie bezpieczne – maszyna działa zgodnie z RODO i innymi przepisami prawa, a oprogramowanie na różne sposoby zabezpiecza zebrane informacje. Jeden voicebot pracuje tylko dla jednej konkretnej kliniki, a dane nie są współdzielone z żadnym innym podmiotem.
Rejestracja medyczna z voicebotem w Twojej klinice
Chcesz dowiedzieć się, jak możesz wykorzystać voicebota w rejestracji pacjenta w przychodni (a także salonie czy gabinecie z szeroko pojętej branży zdrowia i urody)?
Umów się na bezpłatne niezobowiązujące spotkanie, na którym możesz zadać nam wszystkie pytania – o zasady wdrożenia, ceny czy wszelkie szczegóły techniczne.