Rotacja pracowników – co oznacza dla firm?

Anna Sopova
Retencja pracowników
01/07/2022

Rotacja pracowników — czy wiesz, że to od niej w dużej mierze zależy życie Twojej firmy? Wielka rezygnacja, inflacja, konflikty zbrojne, globalne problemy gospodarcze, brak inwestycji oraz zaniedbania i priorytety przez lata spychane na margines. Do czego to prowadzi? Do 80% zatrudnionych specjalistów rozważających opuszczenie firmy. Wyobraź sobie, że w krótkim czasie Twoja firma lub organizacja np. przed szczytem sezonu straci do 80% ludzi odpowiedzialnych za jej funkcjonowanie i generowanie zysków. Powody będą różne, a pensja nie będzie się znajdować na szczycie listy. 

Co zatem poszło nie tak? Dlaczego pracownicy zaczynają odchodzić? Rotacja pracowników, bo o niej mowa pociąga za sobą negatywne skutki praktycznie w każdej sferze działania firmy.

 Statystyki podają, że obecnie miejsc pracy jest więcej niż chętnych. Każda branża musi nie tylko o nowego pracownika walczyć, musi ona wprowadzać rozwiązania, które będą przeciwdziałać rotacji i zwiększać retencję. Rotacja pracowników to mierzalny, kluczowy wskaźnik dla każdej strategii marketingowej.

Czym jest i jak mierzyć rotację pracowników?

Rotacja pracowników, mówiąc prosto, to odejścia zatrudnionych osób w określonym czasie. Rotacja dzieli się na dobrowolną i niedobrowolną. Ta druga jest wynikiem działań pracodawcy wobec pracownika – czyli zwolnienia lub skutkiem zmian w strukturze firmy np. zamykanie filii, fuzje itp. Rotacje niedobrowolne bardzo łatwo można ocenić, ponieważ posiada się szybki wgląd do niezbędnych danych. Mówiąc oględnie, wystarczy sprawdzić w kadrach, komu nie wypłaca się już pensji — i wynik gotowy. Kiedyś zmiany kadrowe można było wypełnić szybciej i łatwiej. Teraz wysoka rotacja pracownicza urasta do rozmiarów sporego problemu. Niedobrowolna rotacja, to tylko element składowy Rotacja dobrowolna, czyli kiedy pracownicy podejmują decyzję o zmianie pracodawcy, to sfera, na której firmy muszą się skupić. O samej rotacji dobrowolnej, jej przyczynach i skutkach, zostanie poruszone w dalszej części artykułu.

Źródło: Typy rotacji pracowników: https://wskaznikihr.pl/files/images/wykresy/68.gif

By lepiej zrozumieć, czym jest i na co wpływa rotacja pracownicza, trzeba wiedzieć, jak ją wyliczyć. Sam fakt, że jest to mierzalny wskaźnik, pozwala śledzić na bieżąco zmiany zachodzące w firmie lub organizacji i szybko przeciwdziałać niekorzystnym skutkom. Trzymanie ręki na pulsie i optymalizowanie priorytetowych, również z punktu widzenia pracowników procesów, wiąże się z innym pojęciem, do którego jeszcze się odniesiemy – z retencją.

Wzór na rotację pracowników

Ogólny wskaźnik rotacji da się łatwo wyliczyć. Jest to iloraz wszystkich pracowników, którzy odeszli z firmy w ciągu ostatniego roku do teraz i całkowitej liczby zatrudnionych w tym samym czasie.

Problem z ogólnym wskaźnikiem rotacji jest taki, że nie uwzględnia on wielu istotnych zmiennych, jak np. długość stażu pracy oraz przyczyn rotacji. Dla przykładu jeśli firma w ciągu letnich miesięcy zatrudniała wielu pracowników sezonowych, to ich odejście po sezonie będzie miało zupełnie inne skutki. Dla firm, które zatrudniają pracowników sezonowych, ogólny wskaźnik rotacji nie jest optymalnym sposobem na zyskanie wglądu w sytuację – pozostaje tutaj za dużo niewiadomych.

Dlatego ważne jest posiłkowanie się dodatkowymi wskaźnikami, które są w stanie dookreślić przyczyny rezygnacji oraz dać wgląd w inne sfery bezpośrednio mające na nie wpływ. Do takich wskaźników zaliczyć można:

  • wskaźnik rezygnacji – to stosunek sumy wszystkich pracowników samodzielnie inicjujących rozwiązanie umowy (bez emerytury czy renty) do osób zatrudnionych,
  • wskaźnik skuteczności rekrutacji – to stosunek liczby osób zatrudnionych w firmie, do sumy osób na wszystkich stanowiskach w firmie,
  • wskaźnik awansów – to stosunek liczby awansów do całkowitej liczby osób zatrudnionych,
  • wskaźnik zwolnień – czyli stosunek liczby umów rozwiązanych z inicjatywy pracodawcy do liczby osób zatrudnionych,
  • wskaźnik odsetek powrotów do pracy – to stosunek liczby osób wracających do firmy, do liczby osób zatrudnionych,

Systematycznie prowadzone badania to podstawa do zyskania holistycznego obrazu, tego co rzeczywiście dzieje się w firmie. Wysoka rotacja, to wysokie koszty rekrutacji. Niedobór pracowników, to przestoje w pracy. To z kolei przedłużający się czas realizacji usług lub sprzedaży produktów. Idąc dalej tym torem, wszystko powyższe odbija się na doświadczeniach pracowników, którzy zaczynają być coraz bardziej przemęczeni, a jakość ich pracy spada. Wtedy i oni zaczynają rozważać odejście, a firma na każdym kroku traci – zarówno na wizerunku, jak i kosztach.

Koszty rotacji pracowników 

Rotacja w zależności od typu wpływa w różny sposób na ponoszone koszty. Wspomniane już firmy, które zatrudniają pracowników sezonowych, inaczej muszą patrzeć na liczby przychodzących i odchodzących pracowników.

W firmach, które tracą pracownika z długoletnim stażem, osiągającego dobre rezultaty, skala problemów jest bardzo szeroka. Koszty rotacji pracownika nie sprowadzają się jedynie do kosztów finansowych, te można wyliczyć, a ich wysokość będzie zawsze większa, niż się spodziewano. Składają się na nie wszelkie wydatki, które musi ponieść firma lub organizacja w związku z odejściem pracownika, jak: koszt ponownej rekrutacji, znalezienie zastępstwa, przeszkolenie nowego pracownika. Im stanowisko, które zajmował pracownik bardziej specjalistyczne, tym koszty bardziej rosną, szczególnie teraz kiedy niedobór siły roboczej dotyka praktycznie każdą branżę.

Dane sprzed pandemii według Barometru Rynku Pracy XII" przygotowywanego przez Work Service szacują, że koszt finansowy, jaki musi ponieść pracodawca z przygotowaniem nowej osoby do pracy to około 92 tysięcy złotych. Obecnie ta kwota już dawno przekroczyła 100 tysięcy.

Jak dzielą się jednak inne koszty, które ponosi firma w związku z odejściem pracownika?

Przed odejściem pracownika:

  • Spadek zaangażowania i motywacji do dalszej pracy osoby, która wie, że decyzja została już podjęta i że opuszcza ona niesprzyjające sobie środowisko.
  • Czas, który trzeba poświęcić na zamknięcie lub przekazanie projektów. W drugim przypadku jest to bardziej czasochłonne, ponieważ wymaga często zaangażowania osoby, która nie jest wdrożona we wszystko, a teraz będzie odpowiedzialna za powodzenie projektu. Ta dodatkowa presja, może również przyczynić się do dalszego spadku ogólnego morale i efektywności.

Szukanie zastępstwa na miejsce pracownika:

  • Koszty przygotowania kampanii rekrutacyjnej oraz jej przeprowadzenia np. w kanałach social media
  • Czas i koszty związane z procesem rekrutacji – selekcja CV, rozmowy wstępne, rozmowa z managerem, finalna decyzja.
  • Czas i koszty związane z załatwieniem wszystkich spraw formalnych przy odchodzeniu starego i zatrudnianiu nowego pracownika

Wdrożenie nowego pracownika do pracy:

  • Czas niezbędny na poznanie specyfiki stanowiska i działań firmy
  • Przestoje w realizacji obowiązków nowego pracownika wynikające z braku doświadczenia w firmie
  • Dodatkowe koszty np. szkolenia bhp, kursy, uniformy, przystosowanie stanowiska pracy itp.

Tracone korzyści z odejściem pracownika:

  • Doświadczony pracownik zabiera zdobytą wiedzę, doświadczenia i ewentualne pomysły ze sobą
  • Przekazanie obowiązków innym pracownikom na czas wdrożenia nowego członka, obciążając im harmonogram
  • Strata potencjalnych korzyści z faktu, że nowy pracownik przez jakiś czas nie osiągnie poziomu wydajności, jaki zapewniał odchodzący pracownik
  • Spadek satysfakcji klientów – projekty mogą ucierpieć przez spadek jakości świadczenia usług z powodu nabierania doświadczenia przez nowego pracownika

Koszty dodatkowe:

  • Z każdym odejściem pracownika o długim stażu morale i poziom satysfakcji z pracy się obniża
  • Rezygnacja jednej osoby może wywołać efekt lawiny i zmotywować innych do szukania zatrudnienia, gdzie indziej

Przyczyny rotacji pracowników, czyli ”mojej firmie wysoka rotacja nie grozi”

Czy na pewno? Osiąganie zysków i przetrwanie burzliwych momentów nie jest gwarancją, że firma nie będzie musiała się nagle zmierzyć z odpływem pracowników stanowiących jej fundament. Firma doradcza Deloitte w swoim raporcie „Od fali odejść do fali zmian. Czy jesteśmy gotowi na nowe podejście do pracy?” wskazuje, że 80% specjalistów poważnie myśli o zmianie pracy. Natomiast 46% ankietowanych za swoją decyzję „obwinia’ niską efektywność procesów wewnątrz organizacji. Te dane nie biorą się znikąd. Pieniądze, chociaż ważne, przestały być głównym motywatorem w i do pracy.

Co skłania pracowników do szukania nowej pracy?

  • Wspomniana niska efektywność procesów (46%)
  • Poziom wynagrodzenia (43%)
  • Brak możliwości rozwoju (37%)

W celu zaniechania wysokiej rotacji pracowników, firmy (niektóre w końcu) biorą się za optymalizowanie procesów wewnętrznych, komunikacji oraz dbania o dobrostan pracowników.

Deloitte w swoim raporcie zwraca uwagę na szereg istotnych kwestii. Jedną z nich jest komunikacja.

Komunikacja a rotacja pracowników

Praca zdalna lub hybrydowa, to wydaje się obecnie norma. Nie jest tak do końca. Jednym z czynników, który wpływa na decyzję o zmianie pracy i odbija się na wskaźnikach rotacji jest możliwość pracy bez pojawiania się w biurze. Sporo firm, pragnie sprowadzić pracowników na nowo do biur, twierdząc, że gdy będą ich mieli na oku, to efektywność wzrośnie (jak wspominał Elon Musk w swoim Tweecie sprzed paru dni). Zdania są tutaj podzielone. Faktem jednak jest, że w przygotowanym raporcie 32% respondentów wskazało, że liczba ich obowiązków wzrosła po przejściu na model zdalny, a odpowiednio 15 i 13% wskazało dodatkowo spadek efektywności zespołu oraz klarownej komunikacji jako główne czynniki stresogenne. Jedno i drugie ma na siebie wpływ. Tutaj zaznaczyć trzeba, że nieodpowiednia komunikacja została określona przez 80% ankietowanych jako bardzo istotny argument za szukaniem nowego zatrudnienia.

Jeśli tylu pracowników wskazuje na istotność w komunikacji, to w jakiś sposób zauważa braki w swoich miejscach zatrudnienia. Może nie są one jeszcze na tyle duże, by spowodować falę wypowiedzeń, ale ryzyko istnieje.

Jak zmniejszyć rotację pracowników?

Rotacja pracowników dla firm, które w swoich działaniach nie uwzględniają pracowników sezonowych nie tyle może, ile zwyczajnie musi być zmniejszona. 

Optymalizacja procesów to jedno. Najlepszym rozwiązaniem jest po kolei skupienie się etapach cyklu życia pracownika w firmie. 

Proces rekrutacji — obniżenie przyszłych rotacji zaczyna się już w momencie rekrutowania na stanowisko. Długość procesu rekrutacyjnego może odrzucać pracowników, tak samo brak feedbacku oraz utrzymania ciągłości w komunikacji. 41% rekruterów jest zdania, że pierwsze etapy rekrutacji zabierają im najwięcej czasu z kolei 60% potencjalnych kandydatów rezygnuje z dalszego udziału w procesie, bo jest właśnie za długi. Jeśli przyszły pracownik jest demotywowany już na wstępie i czuje, że nie jest traktowany poważnie, to wypracowanie dobrych relacji i zapewnienie pozytywnych doświadczeń jest znacznie utrudnione. 

Voicebot rusza na pomoc?

Voicebt, to bot głosowy, który służy do skracania, optymalizowania i automatyzowania procesów w firmie. Jest to nowoczesne narzędzie, które oferuje między innymi efektywną pomoc w obniżaniu wskaźnika rotacji pracowników. Voicebot wykorzystuje technologię NLP (Natural Language Processing), która pozwala mu zrozumieć mówiony język. Bot szuka fraz kluczowych podczas rozmowy i na ich podstawie odpowiada - nie ma tutaj znaczenia, jak problem jest przedstawiony. Voiceboty cały czas się rozwijają, z każdą rozmową stają się coraz bardziej inteligentne, a skrypt, na którym bazują jest coraz doskonalszy. Zakres korzyści płynących z wykorzystania tego narzędzia w różnych branżach jest bardzo szeroki. Pisaliśmy o tym na naszym blogu w artykule: Korzyści, zastosowania i wdrożenia - jak Voiceboty mogą wspomóc biznes?”.

Jak Voicebot pomoże w zmniejszeniu rotacji pracowników?:

  • Skróci czas rekrutacji 5-cio krotnie, dzięki kontaktowaniu się z kandydatami od razu w momencie złożenia przez nich aplikacji
  • Zajmie się filtrowaniem podań, zostawiając Ci najlepszych kandydatów do kontaktu
  • Oszczędzi czas, aktualizując Twój CRM o informacje uzyskane od kandydatów podczas wywiadu
  • Zapewni feedback wszystkim kandydatom bez względu na podjętą decyzje oraz ich ilość w lejku

Onboarding — wdrożenie w nowe obowiązki, przeszkolenie i zapoznanie pracownika z działaniami firmy na nowym stanowisku bezpośrednio wpływa na wysoki poziom retencji, a co za tym idzie na niski poziom rotacji. 82% pracowników jest chętna zostać z firmą na dłużej, o ile ich proces onboardingu był dobrze przygotowany. Dodatkowo onboarding zwiększa produktywność — o ponad 70%, a 1 na 5 pracowników nie zarekomenduje swojego pracodawcy jeśli onboarding był słabej jakości.

Jak pomoże Voicebot?:

  • Doda elementy grywalizacji oraz personalizacji do standardowych procesów zmieniając zwykłe wdrożenia w ciekawe misje z zadaniami, nagrodami itp.
  • Zautomatyzuje przeprowadzanie badań na temat satysfakcji pracowników, optymalizując pozyskiwanie danych i dając szybki wgląd w aktualną sytuację.

Zaangażowanie - to element w pracy, o który pracodawca musi ciągle dbać. Wysoki poziom retencji jest z nim bezpośrednio związany. Firmy, których pracownicy są zaangażowani w swoje działania są o 23% bardziej rentowne oraz mają 43% mniejszy wskaźnik rotacji.

Jak pomoże Voicebot?

  • Pozwoli trzymać rękę na pulsie zachodzących zmian, dzięki automatyzacji badań zaangażowania
  • Prześle automatycznie wyniki do systemu HRM aktualizując profil pracownika
  • Pozwoli szybko wychwycić zachodzące zmiany i rozwiązać problem, zanim zdąży się rozwinąć
  • Dodatkowo Voicebot może skontaktować się z pracownikami na podstawie zaistnienia konkretnych sytuacji jak: urodziny, badania okresowe itp.

Offboarding - czyli rozmowa przy rozstawaniu się z firmą. Nie warto rezygnować z danych, które mogą być uzyskane w czasie, kiedy pracownik zmienia pracodawcę.

Jak pomoże Voicebot?

  • Zautomatyzuje rozmowy z pracownikami na exit interview
  • Zbierze informacje na temat przyczyny odejścia
  • Zaktualizuje Twój system o odpowiedzi pracownika, dając Ci wgląd i dane do optymalizacji dalszych działań

O korzyściach dla różnych branż w używaniu Voicebota pisaliśmy na naszym blogu w artykule „Korzyści, zastosowania i wdrożenia — jak Voiceboty mogą wspomóc biznes?” 

Zmniejszenie rotacji i zachowanie wysokiej retencji było również głównym tematem Employer Branding Summit 2022. W trakcie wydarzenia specjalista od Voicebotów Bartosz Malinowski z Apifonica wygłosił prelekcję, do której obejrzenia również zapraszamy: 

https://www.youtube.com/watch?v=pn_f1aoa8lA 

Masz pytania, pomysły lub inspiracje? Zapraszamy do umówienia darmowej konsultacji.

Umów konsultację