Jak przeprowadzić rozmowę rekrutacyjną z pomocą voicebota?
Wielu rekruterów zastanawia się, jak przeprowadzić rozmowę rekrutacyjną, aby odnaleźć najlepszych kandydatów. Problemem w wielu rekrutacjach, szczególnie masowych, jest ograniczony czas na znalezienie nowych osób do pracy, a jednocześnie bardzo wiele CV otrzymanych od kandydatów.
Rekruter chciałby sprawdzić wszystkie aplikacje, ale nie zawsze jest to fizycznie wykonalne. W takiej sytuacji idealnym rozwiązaniem może okazać się wykorzystanie voicebota HR. To automatyczny konsultant głosowy napędzany przez sztuczną inteligencję, który porozumiewa się z rozmówcami w języku naturalnym – czyli podobnie do tego, jak rozmawiają ze sobą ludzie.
Można do niego mówić różnymi zdaniami, a bot głosowy zrozumie je bez problemu. Dzięki temu rozmowa kwalifikacyjna przeprowadzona z voicebotem może na wstępnym etapie rekrutacji zastąpić osobistą rozmowę z rekruterem – pytania na tym etapie są bowiem dość standardowe, dlatego nie trzeba do tej żmudnej pracy angażować człowieka. Jak wygląda taka rozmowa rekrutacyjna?
Jak prowadzić rozmowę rekrutacyjną z pomocą voicebota?
Co dokładnie może zrobić voicebot? Przede wszystkim zadzwoni do wszystkich kandydatów – i to nie po kilku dniach, ale od razu, co zwiększa szanse na sukces akcji. To, co człowiekowi zajęłoby wiele godzin, botowi głosowemu zajmuje kilka lub kilkanaście minut, może bowiem dzwonić do wielu osób równocześnie. Voicebot będzie także próbował dodzwonić się do skutku, o ustalonych wcześniej godzinach – jest więc duża szansa, że dotrze do tak wielu kandydatów, jak to możliwe. Odrzuci przy tym tych, którzy nie odbierają mimo wielu prób lub którzy podali fikcyjne dane. Jest to etap bardzo mechaniczny i powtarzalny, dlatego angażując do wykonania tego zadania voicebota, rekruter unika znużenia i frustracji.
Gdy już bot głosowy dodzwoni się do kandydata, na początek może podziękować mu za udział w rekrutacji, pełniąc rolę pierwszego punktu kontaktu z firmą. Dzięki temu też kandydat upewnia się, że jego aplikacja bezpiecznie dotarła do potencjalnego pracodawcy.
Następnie czas na zadanie konkretnych pytań. Jak przeprowadzić rozmowę rekrutacyjną i czego może dowiedzieć się voicebot? Przede wszystkim bot głosowy może zbadać, czy kandydat spełnia wstępne warunki niezbędne do ubiegania się o dane stanowisko. Należy przy tym wziąć pod uwagę takie kwestie, jak:
- Motywacja: czy kandydat chce pracować na danym stanowisku i czy akceptuje podane warunki, takie jak lokalizacja biura, godziny pracy i oferowane wynagrodzenie (voicebot może je podać lub zapytać kandydata o oczekiwaną kwotę). Bot głosowy może również zadać pytanie otwarte o konkretną motywację do pracy na danym stanowisku.
- Kwalifikacje: czy kandydat ma niezbędne kwalifikacje do pracy, takie jak prawo jazdy określonej kategorii, uprawnienia czy ukończony kierunek studiów. Voicebot może spytać także o długość doświadczenia zawodowego w danej branży.
- Inne pytania: voicebot może zapytać kandydata o cokolwiek – na przykład jaką formę umowy preferuje lub czy jest gotowy pracować stacjonarnie albo hybrydowo. Może też zadać dowolne pytanie otwarte.
Voicebot może także poinformować kandydata o kolejnych etapach rekrutacji, przedstawiając mu zarys całego procesu. Co więcej, ponieważ został tak automatycznie zaprogramowany, nie zapomni o żadnej ważnej informacji i zawsze zachowa kulturę wypowiedzi. W ten sposób buduje pozytywny wizerunek firmy.
Efekt pracy voicebota? Wstępnie przygotowana baza wybranych kandydatów, do których na dalszych etapach może odezwać się rekruter. Co jednak, gdy ten nie jest pewien, czy voicebot dokonał właściwego wyboru? Cóż, wszystkie rozmowy są zapisywane w systemie CRM (dodatkowa korzyść: nie trzeba uzupełniać danych ręcznie!) i rekruter może w każdej chwili podejrzeć ich transkrypcję oraz zmienić wstępną kwalifikację, choć zazwyczaj – ponieważ pytania są standardowe, a voicebot bardzo dobrze je rozumie – nie ma takiej potrzeby. Jeśli rozmowa zawierała pytania otwarte, rekruter może również sprawdzić odpowiedzi w swoim CRM i ocenić je.
To nie wszystkie funkcje voicebota – ten wie nie tylko, jak prowadzić rozmowę rekrutacyjną. Każdy rekruter zdaje sobie sprawę, jak ważne jest zarządzanie kalendarzem spotkań i wysyłanie informacji zwrotnej do kandydatów. Bot głosowy automatycznie umówi spotkania z kandydatami, korzystając z wolnych terminów w kalendarzu rekrutera, a także zadzwoni do wszystkich biorących w nim udział kandydatów, by przekazać im informację o wyniku rekrutacji – niezależnie od tego, czy przejdą oni do następnego etapu, czy też zakończą swoją przygodę na wstępie. Dzięki temu kolejny raz voicebot odciąża rekrutera z powtarzalnych i żmudnych zadań.
Jak powinna wyglądać rozmowa rekrutacyjna z voicebotem?
Przejdźmy do konkretnego przykładu rozmowy voicebota HR z kandydatem. Jak może wyglądać taka rozmowa rekrutacyjna? Warto pamiętać, że jej scenariusze mogą być różne – za każdym razem dopasowane do konkretnych potrzeb klienta. Może mieć ona także różną długość i być realizowana za pomocą różnych głosów, damskich lub męskich. Oto przykład krótkiej rozmowy rekrutacyjnej z pomocą voicebota.
Voicebot: Dzień dobry, Aniu. Z tej strony wirtualny rekruter Apifonica. Dziękuję za złożenie aplikacji na stanowisko specjalisty ds. obsługi klienta. Chciałbym przekazać Ci kilka informacji dotyczących warunków pracy i porozmawiać z Tobą o Twojej aplikacji. Czy znajdziesz teraz chwilę czasu?
Kandydatka: Tak, mam teraz chwilę.
Voicebot: A zatem zaczynajmy! Praca polega na telefonicznym rozwiązywaniu problemów klientów w naszym call center mieszczącym się w centrum Warszawy. Jest to praca zmianowa, od poniedziałku do soboty w godzinach od 6 do 14 lub od 14 do 22. Czy odpowiada Ci lokalizacja naszego biura i godziny pracy?
Kandydatka: Tak, odpowiadają mi, chociaż wolałabym pracować na wieczornej zmianie.
Voicebot: Rozumiem. Szczegóły dotyczące godzin pracy będą ustalone z bezpośrednio z Twoim przełożonym. Chciałbym Cię teraz zapytać, ile masz lat doświadczenia w obsłudze klienta?
Kandydatka: Pracowałam w call center przez dwa lata, a potem przez rok w salonie telefonii komórkowej.
Voicebot: Czy dobrze rozumiem, że masz w sumie trzy lata doświadczenia w obsłudze klienta?
Kandydatka: Tak, zgadza się.
Voicebot: Dziękuję. I ostatnie pytanie – opowiedz proszę coś o swojej motywacji do pracy w dziale obsługi klienta.
Kandydatka: Bardzo lubię rozmawiać z ludźmi i czuję satysfakcję, gdy uda się mi rozwiązać problem klienta, szczególnie jeśli jest skomplikowany.
Voicebot: Dziękuję za Twoją odpowiedź! Wszystkie Twoje odpowiedzi zostały zapisane. Kolejnym etapem rekrutacji jest rozmowa z bezpośrednim przełożonym. Niezależnie od wyniku rekrutacji, odezwę się do Ciebie w najbliższym czasie. Czy jest jeszcze coś, o co chciałabyś mnie zapytać?
Kandydatka: Tak, kiedy mogę spodziewać się telefonu?
Voicebot: Informację o kolejnym etapie rekrutacji powinnaś otrzymać w ciągu dwóch tygodni. Czy masz jeszcze jakieś pytania?
Kandydatka: Nie, to wszystko, dziękuję bardzo.
Voicebot: Ja także dziękuję za miłą rozmowę i czas, który mi poświęciłaś. Do usłyszenia wkrótce!
Zwróć także uwagę na to, o czym już wspomnieliśmy – voicebot rozumie różne formy odpowiedzi ze strony człowieka. Na przykład na pytanie o to, czy kandydat woli pracę zdalną, czy stacjonarną, zapytany może odpowiedzieć na przykład:
- „Wolę pracę zdalną”
- „Bardziej odpowiada mi praca z domu”
- „Wolałbym pracować zdalnie”
- „Mój wybór to praca na odległość”
- „Wybieram pracę zdalną”
- „Oczywiście, że praca z domu!”
- „Tylko domowe biuro”
- I tak dalej…
Voicebot za każdym razem odczytuje intencję człowieka – niezależnie od tego, jakimi słowami została wypowiedziana. Dlatego rozmowa z nim jest bardzo naturalna.
Rozmowa rekrutacyjna z voicebotem – efekty
Wiesz już zatem, jak prowadzić rozmowę rekrutacyjną za pomocą voicebota. Podsumujmy zatem korzyści, jakie „zatrudnienie” bota głosowego ma dla rekrutera i dla firmy.
Rekruter: więcej czasu i mniej frustracji
Dzięki voicebotowi rekruter może odetchnąć z ulgą – pozbywa się wszystkich żmudnych i powtarzalnych zadań, które z łatwością można zautomatyzować. Dzięki temu jego morale rośnie, a on może poświęcić się ważniejszym i bardziej kreatywnym działaniom, takim jak planowanie strategii rekrutacyjnej czy dogłębne rozmowy z wybranymi kandydatami na dalszych etapach procesu. Spójrzmy na przykład naszego klienta – portalu turystycznego Wakacje.pl, gdzie podczas zaledwie jednego sezonu rekruter zaoszczędził aż 1,5 miesiąca pracy.
Firma: więcej pieniędzy i szybsze zatrudnienie
Czas rekrutera kosztuje – i to niemało. To, co człowiekowi zajęłoby wiele tygodni, automatycznemu voicebotowi zajmie dużo mniej czasu. Oznacza to konkretne oszczędności dla firmy – zobacz na przykład historię naszego klienta, banku BGK, gdzie bot głosowy obsłużył 5000 aplikacji w kilka minut. A jeśli chcesz obliczyć, ile zaoszczędzisz w swojej firmie z pomocą voicebota HR, możesz skorzystać z naszego kalkulatora.
Nie należy także zapominać o candidate experience i reputacji firmy – voicebot zadba o to, by odpowiedzieć wszystkim kandydatom, co byłoby w wielu przypadkach niewykonalne dla zespołu rekruterów z powodu braku czasu czy ewentualnego przeoczenia.
Chcesz dowiedzieć się, jak przeprowadzić rozmowę rekrutacyjną z pomocą voicebota w Twojej firmie? Nasz konsultant doradzi Ci, jak zatrudnić voicebota HR do wsparcia procesu rekrutacyjnego.