Braki kadrowe - przyczyny, skutki, przeciwdziałanie

Miliony, nie tysiące, nie setki, a miliony wolnych miejsc pracy. To obecna rzeczywistość nie tylko w Europie, ale również na świecie. Braki kadrowe przestały być sporadycznym problemem firm, stając się kwestią, w którą angażują się między innymi rządy krajów zaliczanych do pierwszej dziesiątki szybko rozwijających się gospodarek. 

Czym są braki kadrowe?

Braki kadrowe to przede wszystkim koszty. Mniej pracowników w firmie oznacza zakłócenia w rozłożeniu obowiązków, co przeciąża tych pracowników, którzy z firmą pozostali. Więcej pracy, to więcej wydatków ze strony firmy, która musi wypłacać nadgodziny, liczyć się z opóźnieniami w realizacji zleceń, stratami w wizerunku, mniejszymi możliwościami rozwoju, mniejszym zakresem inwestycji i… lista praktycznie się nie kończy.

Problemem jest nie tyle to, że brakuje rąk do pracy, tylko to, że pracownicy nie chcą do firmy przyjść. 

W poprzednim artykule “Rotacja pracowników – co oznacza dla firm?” opublikowanym na naszym blogu, pisaliśmy o zjawisku rotacji, czyli odchodzeniu pracowników z firmy z rosnącą częstotliwością. Braki kadrowe, których przyczyną jest między innymi wysoka rotacja (oraz mała retencja) są coraz trudniejsze do uzupełnienia. Z danych Eurostatu wynika, że w Europie branża transportowa, turystyczna, opieka zdrowotna oraz ostatnio obsługa lotnisk cierpi na coraz większy niedobór pracowników. 

Zaradzenie brakom kadrowym wymaga posiadania gotowej strategii nie tylko dotarcia do pracowników, ale przede wszystkim ich utrzymania w firmie. W obecnej sytuacji rynkowej pieniądze, chociaż z powodu inflacji mające zasadnicze znaczenie, nie są w dalszym ciągu argumentem decydującym o pozostaniu w firmie. Doświadczenia pracowników — te pozytywne doświadczenia są kluczowe. 

Pracownicy, podpisując kontrakt z firmą, zgadzają się dla niej pracować. Na co się nie zgadzają, to bycie obłożonym do przesady obowiązkami, nadwątleniem swojego zdrowia (psychicznego i fizycznego), wystawianiem się na szybsze wypalenie i sukcesywnym wpędzaniem się do grobu.

Przyczyny braków kadrowych

Braki w kadrach nie biorą się znikąd. Obecnie za główne przyczyny niedoborów pracowników uważa się:

• Kryzys gospodarczy
• Inflację
• Wojnę
• Zjawisko wielkiej rezygnacji

Owszem są to czynniki, które mają duży wpływ, jednak odpowiedzialności nie można zrzucać jedynie na czynniki zewnętrzne. Prawdą jest, że doświadczenia pracowników, warunki pracowo-płacowe, benefity dodatkowe oraz ogólne podejście pracodawców do pracowników kulało już wcześniej. Przedstawione wyżej powody przelały czarę, a pracownicy stali się bardziej świadomi własnej wartości. Jeśli procesy w firmie, jej cele, atmosfera, płace i możliwości, jakie daje nie będą pokrywać się z wymaganiami pracownika, to znajdzie on zatrudnienie, gdzie indziej.

Według badań przeprowadzonych przez XVI Barometr Rynku Pracy 40% pracodawców ma problemy z uzupełnieniem braków kadrowych. 

Według tego samego raportu głównymi powodami do zmiany pracy według zatrudnionych są:

• Niskie wynagrodzenia (43,1%) - jednak sama pensja nie jest czynnikiem decydującym
• Potrzeba samorealizacji (34,6)
• Brak możliwości rozwoju (28,8)
• Brak możliwości awansu (28,8)

Co bardzo istotne, w raporcie 70,1% pracowników wskazuje poprawę atmosfery w pracy jako czynnik, który przekonałby ich do pozostania na dłużej. Badania prowadzone przez LinkedIn potwierdzają, że dobre samopoczucie pracowników, to klucz by zostali w firmie. Mówiąc krótko:

Sposoby na braki kadrowe, czyli jak znaleźć i zachęcić pracownika do pracy

I tu dochodzimy do Employer Brandingu, który prowadzony dobrze może przechylić szalę między pozostaniem pracownika w firmie na lata, a koniecznością szukania przez pracodawcę uzupełnienia. Dobrze prowadzony Employer Branding — nie tylko zewnętrzny, ale również wewnętrzny jest w stanie zmniejszyć braki kadrowe przez utrzymanie wysokiej retencji i niskiej rotacji. Pisaliśmy o tym w artykule “Employer branding - co to jest? Definicja i przykłady”.

Na co trzeba zwracać uwagę, by uniknąć braków kadrowych?

• wsłuchać się w potrzeby aktualnie zatrudnionych — nie będą one dramatycznie odbiegać od potrzeb specjalistów, którzy właśnie mogą się zastanawiać nad wysłaniem CV do firmy.
• zoptymalizować procesy wewnętrzne dla ułatwienia pracy, wzrostu zaangażowania i uzyskania pozytywnych rekomendacji. Ten punkt jest bardzo istotny ponad 40% ankietowanych w badaniach przeprowadzonych przez firmę doradczą Deloitte („Od fali odejść do fali zmian. Czy jesteśmy gotowi na nowe podejście do pracy?”) wskazało niską jakość i efektywność procesów wewnętrznych firm, jako powód podjęcia decyzji o odejściu. To 4 na 10 pracowników. Każdy z tych pracowników komunikuje w sieci swoje wrażenia z pracy. W efekcie potencjalnych 4 pracowników może mimowolnie przez opisywanie swoich negatywnych doświadczeń odciągać nowych kandydatów od złożenia podania — wizerunek firmy w żaden sposób na tym nie zyskuje.
• usprawnić proces rekrutacji
• zapewnić przejrzyste informacje pracy, płacy i możliwości rozwoju
• zoptymalizować onboarding
• regularnie badać poziomy satysfakcji aktualnie zatrudnionych, by wiedzieć, co się zmienia i jakie potrzeby wysuwają się do przodu. - Dzięki temu można szybko wprowadzić zmiany w ofertach pracy, by lepiej spełniały oczekiwania przyszłych pracowników.
• odciążyć pracowników od powtarzalnych czynności, by przeciwdziałać wypaleniu — informacja o tym, że praca jest rozwijająca, nie ma w niej powtarzalności, a pracownik ma rzeczywisty wpływ (i uczucie, że robi coś konkretnego) na rozwój firmy, szybko dotrze tam, gdzie trzeba. 

Wszystko powyższe jeśli zostanie wzięte pod uwagę i zaprezentowane kandydatom zwiększy prawdopodobieństwo złożenia przez nich podania. 

Jak uzupełnić braki kadrowe?

Wyżej zostały przedstawione przykłady, na co zwracać uwagę, by nowi pracownicy bardziej garnęli się do firmy. Teraz należy na nie spojrzeć bliżej, by wiedzieć, co konkretnie zrobić.

Braki personelu wymagają wsparcia technologicznego. Inaczej, prowadząc masowe rekrutacje uzupełniające, potrzebni byliby kolejni pracownicy, którzy nadzorowaliby procesy kandydatów. To sprawiłoby, że koszty, czas oraz frustracja jednych i drugich tylko by rosły. 

Sposobem na uzupełnienie braków jest też prestiż firmy. Marka odbijająca się echem w przestrzeni rynkowej przyciąga, a wartość CV pracownika rośnie. Jeśli dodatkowo zgra się to z zainwestowaniem w szkolenia, innowacje i employer branding (zewnętrzny i wewnętrzny) to nowi chętni do pracy powinni spływać stabilnie. Oczywiście jest jeszcze metoda podnoszenia pensji. Jednak jeśli w innych sferach występują zauważalne braki, to nawet najlepsza pensja nie zatrzyma specjalistów na długo. Celem uzupełnienia braków kadrowych jest między innymi spadek wskaźnika rotacji - nie na moment, tylko na lata.

Problem można rozwiązać dzięki mądrej automatyzacji. Warto skupić się na niektórych punktach rozpisanych w akapicie wyżej, które mogą być zautomatyzowane. Automatyzacja pomoże zarówno w procesie rekrutacji, jak i innych procesach, w które zaangażowani są aktualni pracownicy.

Automatyzacja - jak Voicebot może pomóc z brakami kadrowymi?

Apifonica oferuje mądre rozwiązania automatyzacyjne ze specjalnie zaprojektowanymi Voicebotami jako produktami flagowymi. O tym czym jest i jak działa Voicebot pisaliśmy na naszym blogu: “Voicebot to nie spam - czym są i jak działają voiceboty?” W jaki sposób Voicebot może wpłynąć na kwestie związane z uniknięciem braków w kadrach?:

1. Usprawnienie procesu rekrutacji — Voicebot dzięki umiejętności rozpoznawania języka mówionego przy wykorzystaniu technologii NLP (Natural Language Processing) oraz nowoczesnych modeli intencyjnych jest w stanie przeprowadzać tysiące rozmów jednocześnie, udzielając i zbierając informacje. Kandydaci biorący udział w rekrutacji otrzymują niezbędne informacje o warunkach, zasadach oraz innych istotnych dla nich kwestiach w ciągu minuty od złożenia podania. Błyskawiczny kontakt, to brak pozostawienia kandydata w niepewności, to klarowna i transparentna komunikacja, to dowód, że firma się rozwija i zależy jej na kandydacie, to mniej stresu dla aplikującego, mniej powtarzalnej pracy dla rekrutera. Mówiąc krótko, to źródło pozytywnych doświadczeń. Wykorzystanie Voicebota może przyśpieszyć proces rekrutacji prawie 5-cio krotnie. W rezultacie pasujący kandydaci przechodzą do dalszych etapów lejka rekrutacyjnego szybciej, mogąc wcześniej zacząć pracę. Tym samym rekruterzy nie są dodatkowo obciążani koniecznością wykonywania powtarzalnych zadań, tylko mogą się skupić na kontakcie z najlepszymi kandydatami. Dodatkowo Voicebot zajmie się sprawą informacji zwrotnej, czyli feedbacku udzielając go każdemu z kandydatów obojętnie od decyzji, która została podjęta przez rekrutera.
2. Zoptymalizowanie onboardingu — jakość onboardingu była często pomijana, a słabe przygotowanie pracownika do nowego miejsca pracy wprowadzając atmosferę “tu jest Twoje biurko, powodzenia”, to najlepsza recepta, żeby po kilku miesiącach nowi pracownicy odeszli. W rezultacie wraca się do punktu wyjścia — braków kadrowych, a rekrutacje trzeba zaczynać od początku. Wspomniany powyżej koszt przysposobienia pracownika w ciągu dwóch miesięcy może pójść na darmo, jeśli nowy pracownik zdecyduje się jednak na opuszczenie firmy z powodu braków w przygotowaniu i zaznajomieniu go z nową firmą. Onboarding jest kluczowy. W tym okresie pracownik “wsiąka” w kulturę firmy, poznaje wszystkie za i przeciw uczy się być częścią nowej grupy i kompletuje bagaż doświadczeń. Te pozytywne motywują do dalszej pracy i zostania z firmą na dłużej, negatywne zwiększają ryzyko odejścia, wyższej rotacji, mniejszej retencji, spadku na wizerunku i negatywnego wpływu na ogólnie panujące morale.

Voicebot pomaga w okresach onboardingowych: maszyna przypomni o szkoleniach, zbada poziom satysfakcji, przypomni o ważnych wydarzeniach — np. na podstawie ustawionych triggerów (momentów, które mają wywołać konkretną akcję) przypisanych zarówno do indywidualnego profilu pracownika (urodziny, badania okresowe), jak i triggerów ogólnych w firmie (np. rocznica założenia, informacja o imprezie integracyjnej itp.).

1. Badanie satysfakcji — Voicebot przeprowadzi rozmowę pod kątem zadowolenia z pracy, przebiegu procesów itp. Uzyskane odpowiedzi zostaną automatycznie przesłane do systemu, a firma zyska bezpośredni, holistyczny i co najważniejsze aktualny wgląd w zmieniające się poziomy. Dzięki tym danym przeciwdziałanie spadkowi zaangażowania i morale jest łatwiejsze, tym samym ryzyko ponownych braków kadrowych jest skutecznie odpychane.
2. Zmniejszenie ryzyka wypalenia — Voicebot wspomoże w załatwieniu spraw, które mogą być załatwione bez potrzeby udziału pracownika np. odpowiedzi na powtarzające się pytania, umawianie i przekładanie spotkań rekrutacyjnych, zbieranie podstawowych informacji. Każda z tych czynności zajmuje czas i powtarzana w kółko demotywuje pracownika. Używając Voicebota powtarzalne procesy są wykonywane szybciej, pracownik zyskuje więcej czasu na zajęcie się zadaniami wymagającymi inteligencji i kreatywności (plus czuje, że wykonuje pracę odpowiedzialną i ważną, co przekłada się na satysfakcję). Firma zmniejsza koszty, efektywność pracowników się zwiększa, a oni sami mają pozytywne doświadczenia — jest to wygrana na wielu polach.

Jak Voicebot rozwiązał problem braków kadrowych w banku BGK?

Przykładem działań, które pokazują skuteczność Voicebota w optymalizacji procesów z jednoczesnym zapewnianiem kandydatom do pracy pozytywnych doświadczeń jest kampania przeprowadzona przez Bank Gospodarstwa Krajowego (BGK).

BGK to Bank zatrudniający wiele tysięcy pracowników na przestrzeni całej Polski. Jedna z najnowszych kampanii Banku dotyczyła promowania wakacyjnych staży, z jednoczesnym zwróceniem uwagi na nowoczesność oraz innowacyjne podejście do potrzeb pracowników. Kampania spotkała się z dużym zainteresowaniem. Przyniosła ona ponad 5000+ chętnych. Dzięki wykorzystaniu Voicebota skontaktowano się natychmiast z każdą aplikującą osobą, której przedstawiono warunki, zasady oraz zebrano niezbędne informacje zwrotne. Kampania w liczbach robi wrażenie dodatkowo tym, że wyniki zostały osiągnięte bez potrzeby zatrudniania dodatkowych rekruterów, ani obarczania dodatkową pracą bieżących pracowników. 

Voicebot pomaga nam budować nowoczesny wizerunek BGK jako pracodawcy, i jako organizacji wdrażającej nowoczesne i przyjazne dla ich odbiorców rozwiązania. Dzięki temu narzędziu jeszcze skuteczniej docieramy do kandydatów, dając im możliwość sprawnej i szybkiej aplikacji” 

Anna Krawczyk Recruitment&Employer Branding Ekspert

Braki kadrowe nie są problemem wyłącznie jednej konkretnej branży — dotykają one wszystkich działających na rynku. Mądra automatyzacja to krok w stronę przyciągnięcia i zatrzymania wartościowych pracowników w firmie.

Uzupełnienie braków, zwiększenie retencji i obniżenie rotacji są Twoimi celami? Użyj narzędzia, które daje efekty.