Odzyskiwanie długów z pomocą voicebota – trendy w windykacji

Agnieszka Wiącek

Problem opóźnień w płatnościach dotyka prawie każdej firmy – małej i dużej. Jest powszechny – jak wskazują badania, 37% firm regularnie zalega z fakturami, a dla aż 68% zatory płatnicze są barierą w prowadzeniu biznesu. Opracowanie procesu odzyskiwania długów jest koniecznością dla większości organizacji i jednocześnie zmorą księgowego, który ma z tego tytułu dużo więcej żmudnej pracy i stresu.

Czy da się uprościć odzyskiwanie długów?

Firmy zastanawiają się, jak w ułatwić proces przypominania o płatnościach i odzyskiwania trudnych długów, a odpowiedź, która od razu przychodzi na myśl, można zawrzeć  w jednym słowie: automatyzacja. 

Tak, ale jaka? Istnieje wiele automatycznych systemów pozwalających wysyłać przypomnienia i śledzić status zaległości, tylko czy któryś z nich zastąpi pracę księgowego, który nawiązuje kontakt z dłużnikiem?

Voicebot z AI – najnowszy trend w windykacji miękkiej 

Tak – da się, a najszybszym i najbardziej bezpośrednim rozwiązaniem jest oparty o zaawansowaną sztuczną inteligencję voicebot windykacyjny.

Voicebot do windykacji miękkiej to inteligentny asystent głosowy, który rozmawia z kontrahentami tak swobodnie, jak pracownik działu księgowego, regularnie (przez cały rok) informując o zaległych fakturach i uzyskując deklaracje terminu spłaty.

Dzięki zaawansowanej technologii NLP zrozumie kontrahenta niezależnie od tego, jakich słów i sformułowań ten użyje, by wyrazić swoją intencję. To niekonwencjonalne odzyskiwanie długów – ale bardzo skuteczne i tanie!

Jak działa voicebot windykacyjny?

Zasada działania voicebota do windykacji jest bardzo prosta i można ją zawrzeć w kilku krokach. Popatrzmy, jak wygląda proces odzyskiwania długów. 

Voicebot do odzyskiwania długów regularnie dzwoni do zalegających z fakturami kontrahentów – częstotliwość może być dowolnie ustalona, może to być powiedzmy co tydzień lub w innych interwałach czasowych, na przykład na początku rzadziej, a potem – gdy dług nadal nie jest spłacony – częściej. 

Gdy voicebot dodzwoni się do kontrahenta (jeśli się nie dodzwoni, próbuje do skutku), automatycznie identyfikuje jego tożsamość i przekazuje mu kompletne informacje o zaległej płatności (np. numer faktury, czego dotyczy płatność, jaka jest aktualna kwota wraz z odsetkami, kiedy upłynął termin zapłaty), a także odpowiada na pytania. 

Następnie zobowiązuje kontrahenta do podania terminu zapłaty – tak uzyskaną deklarację zapisuje w systemie CRM. 

Po rozmowie wysyła SMS-a lub maila z potwierdzeniem ustaleń . Wysyła wiadomości także do osób, do których nie udało mu się dodzwonić, a zatem każdy z dłużników otrzyma informację. 

Wszystkie działania voicebota i jego ustalenia dokonane z klientami są automatycznie i na bieżąco zapisywane w systemie CRM firmy.

Voicebot windykacyjny – 7 korzyści, które daje

Spójrzmy na cechy i funkcje voicebota, które pozwalają rozwiązać powszechne problemy związane z odzyskiwaniem długów w biznesie. 

Pracuje błyskawicznie i bez przerwy

Przypomnienia o płatnościach są żmudnym obowiązkiem – mogą zająć wiele godzin, dni i tygodni, a ich rezultat jest niepewny. Często brakuje na to czasu, a nawet jeśli czas jest, to księgowi albo inni pracownicy mogliby wykorzystać go na zadania bliższe ich podstawowym kompetencjom. 

Bywa i tak, że z powodu opieszałości procesu przypominania o płatnościach długi przeterminowują się albo koszt ich odzyskania przewyższa wartość samej zaległości … a przecież nie o to chodziło!

Zastosowanie voicebota rozwiązuje ten problem – to, co księgowemu zajęłoby całą wieczność, voicebot robi błyskawicznie. Może prowadzić jednocześnie aż 5000 rozmów na minutę. To ogromna oszczędność czasu (a więc i pieniędzy)!

Swobodnie rozmawia z ludźmi

Voicebot komunikuje się z kontrahentami niemal tak swobodnie, jak księgowy… rozumie różne formy wypowiedzi (niezależnie od użytych słów) i odpowiada na różnorodne pytania. 

Powiedzmy, że jest dzień 6 maja, poniedziałek i voicebot dzwoni do kontrahenta. W odpowiedzi na prośbę o podanie terminu spłaty klient może na przykład powiedzieć: „zapłacę mój dług do tygodnia”, „płatność zostanie dokonana do 13 maja”, „potrzebuję jeszcze 7 dni na zapłatę”, a voicebot prawidłowo odczyta intencję wypowiedzi i wpisze dzień 13 maja jako deklarowaną datę dokonania przelewu. 

Jak to się dzieje, że voicebot rozumie człowieka? Otóż maszyna ta korzysta z NLP, czyli przetwarzania języka naturalnego ( Natural Language Processing ) – to zaawansowana technologia oparta na sztucznej inteligencji, dzięki której maszyny potrafią analizować ludzki język i prawidłowo odczytywać intencje , a także uczą się na bazie swoich kolejnych rozmów i doświadczeń. 

Jest konkretny i opanowany

Nie da się ukryć, że odzyskiwanie długów i rozmowa o zaległościach finansowych to stres – i to zarówno dla wierzyciela, jak i dla dłużnika. 

Voicebot pomaga przełamać tę barierę psychologiczną: z jednej strony zawsze zachowuje opanowanie i „zimną krew”, z drugiej strony – ludzie mają mniejsze opory, by rozmawiać z maszyną o tak delikatnej kwestii, jak własne długi. 

Dzwoni, aż się dodzwoni

Przy odzyskiwaniu długów bardzo wiele czasu zajmuje podejmowanie kolejnych prób dodzwonienia się do kontrahenta, który często boi się odebrać lub odkłada ten moment „w nieskończoność”. 

Voicebot się nie poddaje: dzwoni wielokrotnie,  w ustalonych odstępach czasowych, podejmując określoną liczbę prób . Jeśli jednak kontrahent uporczywie nie odbiera albo jego numer jest błędny, zapisuje taką informację w systemie. 

Nic mu nie umknie

W natłoku faktur i spraw łatwo przeoczyć niezapłaconą fakturę i przypomnieć sobie o niej dopiero wtedy… gdy dług będzie już przeterminowany.

Ale jest na to sposób! Voicebot to maszyna, a zatem nie popełnia typowo ludzkich błędów – jeśli jest odpowiednio zaprogramowany, można mieć pewność, że o niczym nie zapomni.

Utrzymuje porządek w papierach

Kolejną żmudną częścią procesu odzyskiwania długów jest wypełnianie informacji w systemie CRM – o statusie zaległości, o zadeklarowanym przez klienta terminie spłaty, o przebiegu rozmowy z kontrahentem i tak dalej. 

Voicebot weźmie na siebie również to zadanie – jest zintegrowany z wieloma CRM oraz ponad 2000 usług i automatycznie uzupełnia dane w systemie po każdej rozmowie.

Jego wdrożenie trwa kilka dni

Warto również dodać, że voicebota windykacyjnego można wdrożyć w od 3 do 5 dni!

I to w pakiecie z wszystkimi niezbędnymi funkcjami , takimi jak edytowalne podstawowe szablony, wbudowany zestaw narzędzi do syntezy i rozpoznawania mowy, a także SMS-y, lokalny numer telefonu i podstawowe raporty.

Odzyskiwanie długów z voicebotem – czy to się sprawdza?

Voicebot, „zatrudniony” na stałe w firmie, będzie odzyskiwał długi przez okrągły rok – dzięki temu dział księgowości (albo inni pracownicy, którzy się tym wcześniej zajmowali) zyska wiele czasu i pozbędzie się stresu. 

Ale to nie tylko czysta teoria – dobrym przykładem takich działań jest historia naszego klienta, międzynarodowej sieci sklepów Leroy Merlin , która wdrożyła voicebota Patrycję w swój proces odzyskiwania długów. 

Głównym problemem był taki, że zbyt wiele czasu poświęcano na przypominanie o zaległych fakturach . W efekcie działań voicebota zwiększyła się liczba odzyskanych (a także terminowych!) płatności, a pracownicy mogli skupić się na swoich kluczowych zadaniach. 

Chcesz dowiedzieć się, jak wdrożyć podobne rozwiązanie u siebie i na jakiej zasadzie ono działa? Porozmawiaj niezobowiązująco z naszym ekspertem, który odpowie na Twoje pytania. 

Chcesz poznać voicebota windykacyjnego?
Umów się ze mną na konsultację!

Może zainteresuje Cię także: