Retencja pracowników: Czym jest, jak ją poprawić i dlaczego ma znaczenie?

Anna Sopova
Retencja pracowników
04/08/2022

Twoja firma zatrudnia specjalistów, osiąga wyniki i ciągle się rozwija? Doskonale! Jak myślisz, jak długo to potrwa? Masz pewność, że zapewniasz pracownikom wszystko, co dla nich niezbędne — i to nie tylko odpowiednią pensję? 

W takim razie czemu według badań 80% specjalistów myśli o zmianie pracy? To 8 na 10 osób. Ile z nich mimo Twoich działań i przekonania, że Twojej firmie braki kadrowe nie zagrażają, zamierza Cię niedługo opuścić?

Na pewno masz opracowane konkretne strategie, działania i procesy, które skupiają się na pracownikach (usprawnieniu ich pracy i zapewnieniu pozytywnych doświadczeń). Kiedy jednak były ostatnio aktualizowane? Sytuacja na rynku pracy bardzo szybko się zmienia. Czy Twoja retencja jest na wystarczająco wysokim poziomie, a jeśli nie, jak to zmienić?

Odpowiedzi na te pytania znajdziesz w tym artykule.

Retencja pracowników — definicja i pomiar wskaźnika

Retencja pracowników to wskaźnik, który obrazuje zdolność firmy do zatrzymania pracowników. To prosty opis i krótka definicja. 

Za tym zdaniem kryje się jednak wiele możliwości, jak i problemów. Pewność, że pracownik nie odejdzie z firmy i nie pociągnie za sobą kosztów, związanych ze znalezieniem jego zastępstwa praktycznie już nie istnieje. 

Jaką firma ma rzeczywiście moc retencyjną, często jest nieuświadomione. Sam wskaźnik można łatwo wyliczyć. 

Wzór na retencję to: aktualna ilość pracowników w firmie / ilość pracowników na początku * 100

Twoja firma potrzebuje najlepszych talentów i zaangażowanych pracowników? Czy pracownicy równie mocno potrzebują akurat Twojej firmy?

Optymalny poziom retencji — ile powinien wynosić?

Poziom rzędu 100% niestety jest nie do osiągnięcia. Za bardzo dobry wynik uznaje się retencję 90%. Oznacza to, że większość doświadczonych pracowników zostaje w firmie, a częste rotacje nie powodują zamieszania. Jeśli retencja zacznie spadać poniżej tego poziomu, to jest to wyraźny sygnał do przeanalizowania procesów w firmie i satysfakcji pracowników. 

Co ma bezpośredni wpływ na retencję?

Wpływ globalnych czynników (wielka rezygnacja, inflacja, wojna, kryzys gospodarczy) dodatkowo wpłynął na zachowania pracujących. Dane pokazują, że:

  • Średni staż pracy pracownika skrócił się z 5 lat do niecałych dwóch (Bridge Group)
  • Zastąpienie pracownika to koszt ponad 100 tysięcy złotych
  • Rotacja bije rekordy i żadna branża nie jest od niej wolna
  • Wymagania pracowników rosną, a pensja przestała być czynnikiem dominującym
  • Problem zastępstwa ciągle się powiększa, a ofert pracy jest więcej niż chętnych

To tylko niektóre elementy, z którymi musi mierzyć się firma, opracowując strategie działań i optymalizacji procesów, które wpłyną na chęć pracowników do pozostania w firmie.

Samych czynników mających wpływ na retencję jest całe mnóstwo. Ważne jest, by umieć się w swoich analizach wypośrodkować. Mówiąc krótko, nie firma nie może lekceważyć potrzeb jednostki i brać pod uwagę tylko potrzeby grup. Oczywiście nie ma firmy, która byłaby w stanie uwzględnić absolutnie wszystkie potrzeby. Dlatego bardzo istotną kwestią jest dopasowywanie pracowników do firmy (pod względem kultury firmy oraz motywacji) - te działania i odpowiednia selekcja mają miejsce podczas rekrutacji (do czego jeszcze powrócimy)

Wśród najważniejszych kwestii, które służą utrzymaniu wysokiej retencji można wymienić:

  • Odpowiednie i konkurencyjne wynagrodzenie
  • Dopasowane benefity pracownicze
  • Dobre i nowoczesne warunki pracy, które dają jednocześnie bezpieczeństwo zatrudnienia 
  • Zapewnienie możliwości rozwoju pracownikom
  • Samodzielność w pracy, branie odpowiedzialności za swoje działania
  • Zapewnienie pozytywnej atmosfery i pozytywnych doświadczeń w pracy
  • Prowadzenie kultury organizacji, która pokrywa się z potrzebami pracowników

Jak zwiększyć retencję pracowników?

Retencja pracowników wiąże się z działaniami mającymi wpływ na pracujących w firmie — zarówno obecnie, jak i przyszłych (aplikujących). W swoich działaniach i strategiach nie tyle warto, ile trzeba skupić się na pracowniku we wszystkich jego etapach życia w firmie (a nie tylko na tym co, jak i gdzie ma robić). 

Cykle życia pracownika dzieli się na 6 krytycznych etapów i każdy z nich bezpośrednio odbija się na retencji, wydajności pracowników oraz na wizerunku marki:

Zatrudnienie 

Siła pozytywnych wrażeń w momencie pierwszych interakcji potencjalnego pracownika z firmą przekłada się na to, czy ta osoba będzie chciała w niej pracować. Jeśli zostanie zatrudniona, to czy ich suma będzie wystarczająca, by chciała w niej zostać? 

Wizerunek, reputacja, opinie i rekomendacje on-line. Wszystkie te informacje są dla kandydata dostępne przed wysłaniem aplikacji. 

Jeśli już jednak ją wyśle, to krytyczne jest zapewnienie mu/jej pozytywnych doświadczeń, jak np. krótkiego czasu rekrutacji (ponad 50% kandydatów oczekuje procesu rekrutacyjnego krótszego niż miesiąc),feedbacku, czyli informacji zwrotnej (kandydaci chcą feedbacku bez względu, jaki jest wynik rekrutacji)

Wdrożenie

Pierwsze miesiące pracownika w firmie, czyli onboarding, szkolenia, poznawanie nowej rzeczywistości. Bez dobrego onboardingu nie ma wysokiej retencji. Skuteczne wdrożenie pracownika to nie tylko powiedzenie mu co ma robić, z kim kontaktować i przed kim odpowiadać. Udzielenie pomocy w początkowym zalewie informacji, zadbanie o to, by środowisko przyjęło nową osobę, wykorzystywanie innowacyjnych i nowoczesnych narzędzi pokazuje, że firmie zależy na ich rozwoju. Skuteczność onboardingu na retencję znajduje poparcie w statystykach: prawie 70% chętniej zostanie w firmie na 3 lata, jeśli mieli dobry onboarding (SHRM), skuteczny onboarding to 80% wyższa retencja i 70% wyższa wydajność pracownika (Glassdoor); zły onboarding to większa motywacja pracownika do szukania pracy gdzie indziej (Digitate)

Angażowanie

Dbanie o ciągłe angażowanie się i atmosferę w pracy. Bez zaangażowania pracowników w to, co robią, firma nie realizuje swojego potencjału. To, że pracownik pracuje, nie równa się temu, że pracuje wydajnie. Zaangażowanie wpływa na trzy kwestie, które mogą zmienić poziom rotacji. Są to rentowność (firmy, gdzie pracownicy są bardziej zaangażowani, są o 23% bardziej rentowne), rotacja (wysokie zaangażowanie to średnio 42% niższa rotacja pracowników), chęć dalszej współpracy (bez zaangażowania spada morale, chęć rozwoju i pozytywne doświadczenia — pracownicy poszukają ich szybko gdzie indziej, a ich opinie dotrą do potencjalnych kandydatów).

Wydajność

Docenianie starań, świadomość wykonywania wartościowej pracy, atmosfera. Sprawdzanie jak pracownicy pracują i czego im potrzeba często jest marginalizowane. Dla przykładu oceny pracownicze potrafią być opóźnione o 30 dni — jeśli nawet wykryje się problem, to jest już zwyczajnie za późno (SHRM), Regularne informowanie pracowników o ich wydajności zapewnia jaśniejszą komunikację, pozwala pracownikom zorientować się, na czym stoją i daje prawie 15% niższą rotację (Gallup), co przekłada się na retencję. 

Rozwój

Przejrzysta ścieżka kariery, dodatkowe kursy, rozwój kompetencji oraz nabywanie nowych zdolności. Słaba jakość szkolenia, to słaba motywacja do pracy. Firmy, które inwestują w rozwój swoich kadr, budują z nimi silne relacje. Pracownicy, których rozwój jest jednym z priorytetów, mówią o tym w swoim środowisku. Dzięki temu renoma firmy wzrasta, a nowi, wartościowi kandydaci chętniej składają podania. 

Według go2HR 40% pracowników pozostawionych bez szkoleń opuści firmę w ciągu roku, z kolei 86% millenialsów zostanie z firmą na dłużej jeśli zainwestuje ona w ich rozwój (Bridge Group). Firmy, które stawiają na rozwój i ciągłe doskonalenie notują wzrost retencji o 30 - 50% (Sodexo).

Odejście (exit interview).

Zapewnienie pozytywnych wrażeń na koniec współpracy. Offboarding, to przede wszystkim nauka dla firmy. W tym czasie można się szczerze i dokładnie dowiedzieć od byłego już pracownika, czemu zmienia miejsce pracy, czego mu brakowało, co zmotywowałoby go do pozostania itp. 

Wiedza ta powinna zostać użyta przy optymalizacji procesów i strategii firmy. Offboarding to również moment, by rozstać się „po ludzku”, bez nerwów i dodatkowych komplikacji. Jest to szczególnie ważne, ponieważ każde złe wrażenie może przyczynić się do napisania przez byłego pracownika negatywnej opinii, a 70% kandydatów sprawdza opinie o firmie w sieci, zanim zaaplikuje (Glassdoor)

Zwiększenie retencji, dzięki automatyzacji

Firma nie musi swoich procesów i strategii wywracać to góry nogami, by zwiększyć poziom retencji pracowników. Wykorzystanie nowoczesnych narzędzi pokazuje przyszłym i obecnie zatrudnionym, że firma nie stoi w miejscu, tylko innowacyjnie dostosowuje się do zmieniających realiów. 

Automatyzacja to sposób na usprawnienie procesów, zapewnienie bardziej pozytywnych doświadczeń pracownikom oraz zbudowanie wizerunku firmy, która w innowacyjny sposób rozwiązuje współczesne problemy.

Apifonica ze swoimiflagowymi Voicebotami (czym jest Voicebot i jak działa, zostało poruszone na naszym blogu w artykule: „Voicebot to nie spam - czym są i jak działają Voiceboty?)” wprowadza automatyzację procesów, która wpływa na niższą rotację, lepsze doświadczenia, morale pracowników oraz na wyższą retencję.

Co Voicebot i automatyzacja mogą zrobić na każdym etapie życia pracownika w firmie?

W przypadku zatrudnienia:

  • Natychmiastowy kontakt z kandydatami po wysłaniu przez nich aplikacji — Voicebot wykona naraz nawet tysiące telefonów, zbierze informacje, automatycznie zaktualizuje Twój HRM i przygotuje ci raport do podjęcia decyzji.
  • Zapewni oczekiwany feedback każdemu kandydatowi — bez względu na to ilu ich jest, jak wiele wolnych stanowisk jest dostępnych, jaki był wynik rekrutacji. Każdy dostanie informacje, nikt nie będzie zawieszony w próżni.
  • Krótszy proces rekrutacji — rozmowa Voicebota z tysiącami kandydatów jednocześnie to szybsza późniejsza weryfikacja podań i niemal 5 - krotnie krótsza rekrutacja.

BGK (Bank Gospodarstwa Krajowego) w swojej ogólnopolskiej kampanii promował letnie praktyki w swoich placówkach. Kampania prezentowała między innymi markę BGK jako innowacyjną i skupiającą się na pozytywnych doświadczeniach pracowników. Voicebot został wykorzystany w działaniach employer brandingowych. Bot automatycznie dzwonił do kandydatów, wyjaśniał warunki stażu oraz zbierał dodatkowe informacje. Kampania spotkała się z zainteresowaniem ponad 5000 kandydatów. Voicebot umożliwił BGK kontakt z każdym z nich w kilka minut. Szybki kontakt pozwolił zrobić dodatkowe pozytywne wrażenie na kandydatach i zaprezentował BGK jako nowoczesne oraz przyjazne miejsce pracy.

W przypadku wdrożenia:

  • Voicebot przeprowadzi każdego nowego pracownika przez niezbędny proces onboardingowy na podstawie skryptu przygotowanego specjalnie pod to stanowisko.
  • Voicebot doda do onboardingu elementy grywalizacji zmieniając zwykłe zadania w epickie questy.
  • Voicebot zautomatyzuje przeprowadzanie ankiet satysfakcji wśród pracowników oraz samodzielnie prześle udzielone odpowiedzi. Dzięki temu firma będzie wiedzieć, od razu, jak kształtuje się morale jej pracowników.

W przypadku angażowania::

  • Voicebot przeprowadzi ankiety satysfakcji i zaangażowania pracowników automatycznie przesyłając dane do systemu HRM.
  • Voicebot zbierze wszystkie niezbędne informacje za ciebie, dzięki temu Tobie pozostanie śledzenie zachodzących zmian i reagowanie wtedy, kiedy trzeba.

W przypadku wydajności:

  • Voicebot automatycznie zbierze informacje zwrotne, które dotyczą oceny pracownika i zsynchronizuje je z danymi Twojego HRM. Voicebot dodatkowo wyśle automatycznie komunikaty do menadżerów, przypominając im o zbliżającym się terminie oceny wydajności pracowników. Dzięki temu feedback będzie zawsze na czas.
  • Bot zagwarantuje informacje zwrotne bez opóźnień — Voicebot skróci czas potrzebny na analizę wydajności pracowników, a oni sami nie będą doświadczali opóźnień, lepiej orientując się w swojej sytuacji w firmie.

W przypadku rozwoju:

  • W trakcie szkoleń Voicebot wpływa pozytywnie na zaangażowanie uczestników przez przypominanie im o niezbędnych do przerobienia sekcjach, czasie nauki, kolejnych lekcjach lub nawet zadaniach domowych.
  • W celu optymalizacji szkoleń Voicebot jest w stanie automatycznie dostarczać pracownikom arkusze egzaminacyjne, testy, nagrania itp.
  • Proces szkoleniowy jest o tyle dobry, jak dobre są doświadczenia tempo przyswajania wiedzy przez uczestników. Voicebot zajmie się automatycznym zbieraniem opinii i sugestii, dzięki czemu Twoja firma zyska bezpośredni wgląd w to, co należy ulepszyć. 

Korzyści z korzystania Voicebota jest znacznie więcej. Zapraszamy do przeczytania na naszym blogu artykułu Korzyści, zastosowania i wdrożenia — jak Voiceboty mogą wspomóc biznes?

Potrzebujesz konkretnej pomocy lub zastanawiasz się co zrobić, by zoptymalizować swoje procesy? Zapraszamy do umówienia darmowej konsultacji.